Assistant Import

L’assistant Import apporte un soutien administratif et opérationnel au responsable Import.

Il gère, suit les aspects administratifs liés aux opérations d’importation et assure, avec le responsable, la relation et la coordination logistique avec les partenaires de transports. Il suit le déroulement des expéditions et s’assure de la livraison des produits dans les délais impartis et conformément aux spécifications et aux exigences de l’entreprise.

En cas de dysfonctionnements, anomalies (retard, rupture, produits défectueux…), il informe les parties prenantes et peut participer au traitement des problèmes, en lien avec le responsable Import.

L’assistant Import peut être chargé de prospecter de nouveaux transporteurs internationaux et transitaires. Il peut contacter les transporteurs et transitaires potentiels et évaluer leurs capacités à répondre aux besoins de l’enseigne.

Il participe à l’amélioration continue des opérations d’importation en identifiant et en proposant des solutions d’optimisation (réduction des coûts…).

Le métier est accessible à partir d’un diplôme de niveau bac + 3 dans le domaine de l’import/export, la logistique ou le transport.

La pratique de l’anglais est requise.

Formations courantes (liste non exhaustive) :

• Licence Professionnelle – Logistique et pilotage des flux
• Licence Professionnelle – Logistique et transports internationaux
• Licence Professionnelle – Activités juridiques : métiers du droit des transports

• Gestion administrative des opérations d’importation : préparation et gestion des documents (factures, liasse transitaire, documents douaniers), gestion des appels téléphoniques…
• Participation au suivi des opérations de coordination entre les transitaires et les transporteurs et au suivi des opérations d’importation et de livraison.
• Participation à la gestion des appels d’offres et des relations auprès des transporteurs internationaux et des transitaires…
• Gestion des problèmes et des réclamations.
• Participation au suivi des indicateurs de performance des opérations d’importation.
• Identification et proposition d’actions d’amélioration pour optimiser les opérations d’importation.

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE LIÉE AUX OPÉRATIONS D’IMPORTATION

• Appréhender les procédures et des exigences en matière de documentation et des formalités administratives requises pour les importations.
• Appréhender les aspects de base liés à la réglementation et aux procédures douanières liées aux importations.
• Organiser, renseigner et gérer les documents administratifs et douaniers liés aux opérations d’importation.
• Utiliser le système d’information et les logiciels spécialisés dans la gestion des opérations d’importations.
• Signaler, au responsable, les anomalies sur les documents administratifs afin qu’il puisse prendre les mesures nécessaires.

PARTICIPER AU SUIVI DES OPÉRATIONS D’IMPORTATION

• Renseigner les tableaux de bord, plannings et assurer, au responsable, un reporting des opérations en cours, des délais des expéditions, des livraisons de produits…
• Participer au suivi et à la traçabilité des opérations d’importation et des expéditions. Informer le responsable Import sur l’avancement des opérations d’importation.
• Signaler les dysfonctionnements liés au déroulement des opérations d’importation.
• Participer, avec le responsable Import, aux traitements des dysfonctionnements, anomalies

PARTICIPER A LA GESTION DES RELATIONS AVEC LES TRANSPORTEURS INTERNATIONAUX ET LES TRANSITAIRES

• Mettre à jour la base de données des partenaires de transport à partir des informations collectées.
• Gérer la relation technique et administrative avec les partenaires de transport : répondre à leurs demandes d’informations, suivi des délais de livraison, communication des mises à jour sur les retards éventuels…
• Participer à l’identification de nouveaux des partenaires de transport potentiels.
• Participer à la sélection des meilleures offres s’inscrivant dans la stratégie de l’entreprise (positionnement des produits, prix…).
• Gérer les contrats et les factures émises des partenaires de transport, en veillant au respect des termes et conditions convenus.

PARTICIPER À L’AMÉLIORATION CONTINUE DES OPÉRATIONS D’IMPORTATION

• Appréhender les indicateurs de performance des opérations d’importation.
• Collecter les données relatives aux performances des opérations d’importation.
• Identifier les opportunités d’amélioration.
• Rechercher et proposer des actions correctives ou d’amélioration pour optimiser la performance des opérations d’importation.
• Assurer la mise en oeuvre des actions d’amélioration ou correctives validées par le responsable.

Indispensables pour tous les emplois dans le secteur du Bricolage :

• Esprit d’équipe
• Sens du relationnel
• Sens de la performance et du résultat

Fondamentales pour cet emploi :

• Rigueur, organisation
• Autonomie, prise d’initiative
• Capacité d’analyse et de synthèse

En interne : L’assistant Import travaille en étroite collaboration avec le responsable Import. Il est en lien selon les besoins avec le service achats, service logistique/supply chain et le service comptabilité pour la facturation des prestataires liées aux transports et opérations d’importation.

En externe : En soutien au responsable Import, il peut être en relation avec les fournisseurs internationaux, transporteurs internationaux et les transitaires.

Avec l’expérience et une formation complémentaire sur l’ensemble des aspects des opérations d’importation l’assistant Import peut progressivement évoluer vers la fonction de responsable Import.